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Wie schreibe ich eine gute E-Mail?

Pro Tag schwirren Milliarden von E-Mails um den Globus. Und Sie selbst kennen das auch: Am Nachmittag zwei Stunden im Meeting gesessen, schon warten bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz 78 neue E-Mails auf Ihre Aufmerksamkeit.Anklicken, lesen, Antwort an alle, noch ein paar Leute mit in Kopie genommen, als Text schnell "Bin konform. LG Müller" angefügt - und senden.Sehen Ihre E-Mails auch so aus? Ist das der richtige Weg - oder gibt es eine Art 'E-Mail-Knigge'? Hier bekommen Sie Tipps für gute E-Mails.

Was macht eine gute E-Mail aus?

E-Mails sind schnell und daher praktisch. Informationen sind sofort verfügbar, man muss nicht mehr tagelang auf die Post warten. Aber genau daher verleitet der E-Mail-Verkehr auch dazu, viel mehr Informationen herumzuschicken, als man das per Brief (und Porto!) tun würde. Und so erschlägt uns die Fülle an E-Mails, das dauernde 'Ping' des Posteingangs hält uns von der Arbeit ab.

Daher der erste Tipp:
Seien Sie geizig mit den Funktionen Allen antworten und Kopie an. Überlegen Sie sich gut, ob Ihre Antwort wirklich für den gesamten Verteilerkreis wichtig ist, oder ob es genügt, den Verfasser der E-Mail zu informieren. 

Zeit ist Geld, auch und gerade im Geschäftsleben. Doch Hektik und Stress entschuldigen weder Rechtschreibfehler, schlampige Anrede, saloppe Abkürzungen, noch die fehlende Signatur. Daraus ergibt sich ein sehr wichtiger Tipp: Behandeln Sie die E-Mail wie einen Geschäftsbrief. 'Hallo' ist keine Anrede und für ein 'Lieber/Sehr geehrter Herr Maurer, ...' ist immer Zeit - auch, wenn es nur eine Antwort ist.Machen Sie dem Empfänger das Lesen einfach, indem Sie diese Punkte befolgen:
  • Verleihen Sie der E-Mail Struktur. Absätze, Zeilenumbrüche, maximal 60 Zeichen in einer Zeile und gelegentliche Hervorhebung ermöglichen ein angenehmes Lesen. 
  • Der Duden hat immer noch Gültigkeit! pseudo-moderne kleinschreibung des kompletten texts ist eine zumutung für den leser. Dass die Regeln der Rechtschreibung und Grammatik eingehalten werden sollten und die gesamte Ansprache auf Geschäftsniveau gehalten wird, ist selbstverständlich. (Natürlich hat hier jede Firma ihre eigene Firmenpolitik. Doch auch, wenn der Umgang sehr locker ist, sind fehlerfreie Grammatik und Rechtschreibung nicht überflüssig.)
  • Smileys haben in E-Mails nichts zu suchen. Oder doch? Hier gehen die Meinungen auseinander. Strikte Gegner sagen, dass Emoticons in Geschäftsbriefen nichts zu suchen haben - Befürworter lieben ein kleines Augenzwinkern hier und da. Vertrauen Sie Ihrem Gefühl, folgen Sie der Firmenpolitik, und verzichten Sie im Zweifelsfall darauf.
  • LG ist eine Firma, keine Grußformel. Ob Sie Mit freundlichen Grüßen oder Sonnige Grüße als Abschluss wählen, ist Ihnen überlassen. Nur eines sollten Sie nicht tun: Mit Grüßen verbleiben, das war schon zu Geschäftsbriefzeiten out.
  • In geschäftlichen E-Mails ist sie meist standardmäßig eingerichtet: die Signatur. Auch als Privatmensch ist es höflich, Ihre Adresse und Telefonnummer anzugeben, falls der Empfänger Sie auf anderem Wege kontaktieren möchte.
Nun ist die E-Mail geschrieben und schnell klicken Sie auf senden. Im gleichen Moment fällt Ihnen siedendheiß ein: Anhang vergessen!

Senden ist gut - Kontrollieren ist besser

Bevor Sie eine E-Mail abschicken, halten Sie noch einmal inne. Und kontrollieren Sie schnell, ob ...
  • ... der Verteiler passt. Ist Ihre Mail wirklich wichtig für jeden einzelnen Empfänger? Oder wollen Sie nur zeigen, dass Sie abends um 22:30 Uhr noch Firmenbelange bearbeiten?
  • ... der Tonfall angemessen ist. Oder haben Sie sich über eine E-Mail geärgert und pfeffern nun dem Verfasser eine gesalzene Antwort um die Ohren?
  • ... angekündigte Dokumente wirklich angehängt sind.
  • ... es nötig ist, beim Antworten die komplette Mail des Senders anzuhängen. Viele Programme machen das automatisch, das können Sie in den Einstellungen ändern. Normalerweise weiß der Verfasser, was er geschrieben hat, und ist an Ihrer Antwort interessiert. Möchten Sie den kompletten Schriftwechsel beibehalten, setzen Sie Ihre Antwort vor die zitierte Mail.
Ein Trick, um keine Mail mehr zu früh abzusenden: Fügen Sie die Adresse erst ein, nachdem die Mail komplett geschrieben und mit eventuellen Anhängen versehen ist. Wenn Sie dann auf Senden klicken, wird Ihr Mailprogramm das "anmeckern". Zeit, noch einmal kurz den Anhang zu prüfen, bevor Sie den Adressaten einsetzen.Zum Abschluss ist es an der Zeit, sich um den Anfang zu kümmern: Die Betreffzeile. Hier soll der Adressat auf einen Blick erkennen, worum es in der E-Mail geht - und die Betreffzeile unterscheidet zwischen Aufklicken und Wegklicken.Betreffzeilen wie "Wichtige Informationen! Gleich lesen!" entscheiden schnell über das Schicksal Ihrer E-Mail ...In die Betreffzeile gehört eine kurze Zusammenfassung der Mail. Schreiben Sie nicht: "Ihre Bestellung Nr. 2845/345x vom 31.08.2014" sondern besser: "Ihre Bestellung ist auf dem Weg."Hilfreich ist es, in der Betreffzeile ein Schlagwort voranzustellen, das dem Empfänger gleich zeigt, worum es geht. Das kann sein:
  • Info: Firmenparkplatz am Freitag von 16:30 Uhr an gesperrt
  • Projekt Umstrukturierung: Meeting wird verschoben
  • Anfrage Zimmerreservierung: Bitte Rückmeldung bis zum 5.9.2013
Halten Sie die Betreffzeile kurz. Manche Mailprogramme erlauben nur eine bestimmte Anzahl von Zeichen. Und die meisten warnen glücklicherweise, wenn man die Betreffzeile vergisst.PS: Was beim Brief funktioniert, funktioniert auch in der E-Mail: Über ein PS noch einmal auf wichtige Dinge hinweisen. 

Fazit: Die perfekte E-Mail ...

  • richtet sich nur an den Empfänger, für den die Informationen wirklich relevant sind,
  • hat höfliche bzw. freundliche Grußformeln zu Beginn und zum Schluss,
  • ist übersichtlich strukturiert, enthält vielleicht Aufzählungen zur Gliederung,
  • beinhaltet fehlerlose Rechtschreibung und Grammatik,
  • enthält Ihre vollständige Signatur,
  • bietet eine aussagekräftige Betreffzeile,
  • wird vor Absenden auf Vollständigkeit (z. B. Anhänge) geprüft.

Kommentare

Sehr geehrte Frau Blum,

der Kontakt zu Ihnen kam über danlingua Daniela Gotta zustande. Ihre Ausführungen zum e-mail finde ich sehr gut, ich habe auch zwei hilfreiche Anregungen entnommen. Im übrigen sprechen Sie mir mit vielem aus der Seele.

Danke und viele Grüße aus Bad Soden
Margret Könemann

Liebe Frau Könemann,

vielen Dank für Ihre netten Worte. Ich freue mich immer sehr, wenn meine Tipps jemandem ein Aha-Erlebnis bieten.


Liebe Grüße und eine schöne Woche
Dorothee Bluhm

Ich habe mittlerweile den Antwort-Button aus allen Leisten entfernt. Auch Antworten werden nur noch über den Weiterleitungs-Button eingeleitet. Dadurch wird generell die Empfänger-Adresse gelöscht und man muss diese erst manuell einsetzen. Auch wenn dies auf den ersten Blick umständlich wirkt, so wird hierdurch verhindert, dass man durch versehentliches Betätigen des Antwort-Buttons eine kommentierte E-Mail an den Absender zurücksendet.

Lieber Herr Berwanger,

vielen Dank, das ist ein guter Tipp, der so manche peinliche Situation vermeiden kann.

Liebe Grüße,

Dorothee Bluhm

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WortParade Dorothee Bluhm
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